中小商贸流通企业进销存软件使用说明

中小商贸流通企业进销存软件使用说明

中小企业的信息化现状：最近接触了许多中小企业的总经理以及公司高管，沟通中小企业在信息化方面的问题，特别是商贸代理型企业的进销存、往来管理方面的问题。其实市面大部分中小企业没有管好自己的进销存，也没有一个完善的财务管控体系。大部分中小企业的管理者都认为：不上进销存软件的时候，觉得上完进销存软件管理就好了，上完软件之后，发现企业管理依然没有好，说不准，反而比之前更乱了。之前手工帐，一切都是轻车熟路，甚至有些中小企业手工帐都不做，或者准确来说是做不清楚。有一部分中小企业管理者因为受教育经历或者阅历的影响，认为都是一家人(中小企业大部分是自己一家人聚在一起做生意，七大姑、八大姨、小舅子等)在一起做事情，根本不用做账，发了多少货，赚了多少钱，自己心中有数就可以了，钱都在兜里，肉烂在自己锅里，羊毛出在羊身上;还有一部分企业，目前行业相对赚钱容易、利润高，所以也就不会在节流上多下功夫，企业管理上睁只眼闭只眼。所以总体来说：大部分中小商贸流通企业连库存、应收款和现金银行都管理不清楚，更不用谈数据分析、报表分析那些了。商贸流通企业管理最重要的几个环节都处理不好，你又怎么长远发展?受中国经济普遍环境的影响，短时间繁荣可能没问题，但是短期的繁荣代表不了长远的发展。赚点小钱，短期盈利肯定没太大问题，但是不长远，跟竞争对手的差距会越拉越大。怎么去和对手抢客源、做竞争、做市场?

社会上的中小企业大致分为三大类：有的企业是没有信息化意识，一直手工做账，甚至不做账，没制度、不管理;有的企业是有信息化意识，也购买了软件，但是用着10年前的单机版软件一直勉强维持管理。版本不适合、用户数不够或者没有公司相匹配的管理制度、管理流程辅助信息化建设，使用效果不理想，管理效果不明显;当然也有少部分企业在信息化建设上，跟着信息化提供商、软件产品服务商的步伐，一路向前。不断吸收新的信息化思路。不断升级新的软件产品，不断参加一些企业信息化的培训，不断修正公司的管理制度和管理流程，把人、财、物、公司制度、公司流程、岗位职责等和信息化有机结合起来，提高公司整体办事效率和管理水平。

了解到中小商贸流通企业管理中的那么多问题，加上自己做企业信息化也5年多了，所以整理一些思路给大家分享出来。以便帮助更多的企业家朋友和高管，帮助管理好企业，提升一些工作效率和管理水品。

用软件之前，我们要认识到企业信息化建设工程中的一些误区：

一、有人认为，企业信息化可以一步到位，一蹴而就。其实它是有始无终的，信息化只有起点，没有终点。除非企业倒闭，否则企业信息化建设一旦开始没有终点。有人认为企业信息化建设只是"开头难"，期初建账难，建好帐之后就容易了。其实，建账难，坚持做账更难。俗话说：“打江山容易，守江山难”。期初建账就像交警队制定了相关守则法规，但是没有电子眼、没有执勤警察一样，很难落实到位。建账只是万丈高楼的地基而已。企业信息化具有持续变革的特点，没有哪家企业成功的信息化经验可以拿来就用。它始终是艰难中摸索前行的。

二、有人认为，企业信息化工程是“一把手”工程。事实上，它是“一把手+CIO+全员工程”。它的实施涉及到企业内的各个部门和全体员工，并引起日常业务流程甚至是组织结构的改变。有的企业片面强调硬件投入，忽视组织变革和环境建设，忽视员工整体能力的提升，或者过度依赖某一个人和某一个部门，没有形成整体的协同效应;有的企业重视一次性资金投入，忽视对信息化项目的持续改进。

三、有人认为“不上信息化是等死，上信息化是找死”。这是一种悲观的论调，我们有必要树立正确的企业信息化建设理念，纠正信息化建设中的错误思想，不断将企业信息化建设导向正确的轨道。

四、信息化建设应该一步到位，一气呵成。其实企业信息化是一个系统工程，每前进一步都要考虑信息化软件是否与公司发展相匹配?企业发展和孩子成长是一样的道理。就跟孩子买衣服一样的，你必须根据孩子成长情况去购买合适孩子年龄段的衣服，不能把孩子从3-20岁的衣服一次性全部买了，也不能三岁的孩子就买 适合20岁青年的衣服。

五、信息化建设的不成功归咎于一把手的不重视，或者一味的求价格低廉。老板每天都那么忙，时间很少。哪有那么多时间盯着企业信息化，只能自己重视，授权给一个比较得力的员工去具体实施、负责。老板重视与否，一看在企业信息化上舍得的投入，另外就是愿意在企业信息化上的精力投入。在软件的实际采购中，价格是考虑的一个重要因素之一。花少量的钱办最多的事也值得投入的，能降低一点投入就降低投入，能省则省，企业赚钱不易。但是也不能用达不到管理需求、降低版本、降低用户数、降低服务来换取低价。所以，适当投入价格压低是可取的，不过要遵循：能省则省，该花必须得花，企业管理是需要付出代价的。

六、信息化软件实施的不成功归咎于职工不积极参与。员工参与是用好软件，实现信息化管理的充分必要条件，但是并不是唯一条件。员工参与与否，关键看你公司的管理。就像上班作息时间制度出来了。员工能不遵守吗?主要看是否信息化有匹配的制度和流程。

七、上了信息化软件系统，所有问题就都解决了，管理就规范了。就像娶到媳妇就一定有孩子吗?上了信息化软件，万里长征走了第一步，是否用好，有很多因素决定，这里不重复。

八、信息化的结果只是使工作效率更高、企业用人更少，甚至可以解雇部分员工。上了软件，实现信息化管理，是能提高工作效率，但是并不见得，软件可以代替人，软件只是一个工具，能否用好工具和人息息相关。用好了软件，可以解放出一部分从事重复繁琐工作的员工，让这些员工把时间放在更有价值的一些事情上，比如维护客情关系、比如拓展市场、比如开展其他营销方式等。

做这么多年的进销存软件以及企业信息化这一块，总结了一些误区，也有一些经验。下面给大家分享一下，关于企业信息化----如何运用好进销存软件管理好公司的库存、应收款等，

用好进销存软件的几大阶段：

一、软件和服务商选型阶段

二、软件上线准备、基本信息、期初数据录入阶段

三、日常业务处理阶段

四、数据分析、报表分析阶段

第一阶段：要用好进销存软件，首先必须选择适合公司目前需求的软件品牌、软件版本、用户数(许可数)。

如果是行业特性特别强的企业，还需要注意行业匹配性，比如手机行业的串号，电脑行业的主机编号，服装行业的颜色尺码，食品行业的保质期、近效期，零售行业的条码运用，珠宝行业的证书号以及医药行业的GSP等。选择软件的标准是：既满足目前的需求，又留有一定的扩展空间，预留1-3个许可或者用户数。就是既满足目前需求，未来又有一定扩展性的，比如同品牌不同系列、不同版本之间补差价升级，比如增加用户数、授权许可，比如数据无缝平滑升级等。不要一次性贪多图全。购买功能太多的软件，也不要购买小品牌、价格低的软件。因为购买软件功能太多，证明会增加操作上的难度，难上手。

功能太多，前期投入就大，但是很多功能却不实用或者不会用，造成浪费。小品牌、价格低，很可能稳定性、安全性方面稍微差一些，服务方面及时性、有效性、服务能力差一些。并且目前可以满足你的需求，但是你的企业是不断扩张和发展的，如果当你企业规模大了、需求复杂了。当初的小软件满足不了你需求的时候，小牌软件厂商没有大型信息化解决方案提供给你。你只有换一个大品牌软件使用。换品牌就意味着你之前购买的软件只有闲置不用，浪费了。

之前的软件哪怕是200元人民币买来的也是浪费!还有更麻烦的事情在后面，因为换软件品牌，一般不支持数据平滑无缝升级，很有可能，你要重新建立基本信息，期初数据等繁琐的工作，新旧软件数据切换期间，肯定影响你企业的正常营业。所以建议选择一个大品牌软件厂商。他们有低端、中高端、大型企业运用的全套信息化软件，既可以满足目前需求，也有产品满足你未来的需求。尽量选一些可以无缝升级，扩展站点、用户数简单的软件品牌。

选好合适企业发展的进销存软件品牌之后，接下来第二步就是寻找一家公司资质好、整合资源强、服务响应快、售后团队人员多、售后服务流程完善的本地企业作为软件服务商。

为何服务那么重要?软件开发技术的突飞猛进，今天的“软件技术”，再也不是高科技产品了。它既是前沿基础基础性信息技术研发，也有成熟的软件技术运用。所以今天软件产品服务商的竞争主要是服务的竞争，软件服务商的选择就主要在资质和服务上，一看这家公司有多少资质，多少授权，属于代理?经销商?核心的?钻石的?铂金的?授权区域?独家授权?这个可以代表是否渠道正规、货源正规。也可以代表厂家对它的支持力度以及资源的整合力度，更可以代表这家公司在厂商系统里面说话分量、所占的角色。二看这家公司的服务实施能力。比如有多少售后服务人员，比如具体热线解答有几个?远程服务有几个?上门服务有几个?实施服务有几个?有资质的初级、中级、高级技术工程师多少?日常专职培训有几个?有多少服务人员意味着按照正常的服务量，一年可以服务多少家企业。

第二阶段就是软件上线前的准备、基本信息、期初数据

首先，软件上线前，必须准备好相关的硬件环境、网络环境。部署好服务器，有条件的企业建议购置专业的服务器，没条件的也建议购置一个配置偏好的PC机做专用服务器，除软件技术人员必要的软件为户外，禁止其他一切人员使用，否则稳定性会很差，容易中毒、缓存垃圾文件等。专业的服务器价格在7K到3W不等。推荐品牌有IBM、戴尔、惠普、联想万全等。

用户数多的企业可以考虑托管在电信机房或者租用服务器，毕竟电信机房作为国家通信、通讯中心枢纽，硬件防水墙、软件防火墙都是国际上一流的配置，100M光纤共享，网速很稳定，双电双网，不会断电断网，全天候警卫24小时值班，不需要专人维护。当然有条件的企业也可以选择办公室入驻10M光纤独享，如果实在没光纤，至少也得正常网速的6-8M ADSL宽带。

准备好软件环境、操作系统、数据库后，接下来第二步就是建立基本信息。建立基本信息也很关键，就像盖房子打地基一样重要。地基打得好坏，决定你的楼层能盖多少层?一个企业的进销存软件运用好与否。基本信息的建立起到至关重要的作用。市面大部分的进销存软件的产品、客户、供应商信息都是采用树形分类，所以，分类的合理与否就涉及到后面需要的报表能否出得来。另外，基本信息建立必须遵循五个原则：1、统一的编号规则;2、统一的命名规则;3、产品名称、客户名称必须完整唯一。4、专人负责在统一编号、命名规则下建立完整的产品名称、客户名称。坚决不允许出现客户简称、产品简称的情况出现。5、产品类别可以简称，产品名称必须是细化到最小的单元格。

公式=品牌+产品+系列+具体型号、配置。这样的命名方式可以避免产品名称重复、不唯一，带来库存管理的混乱。客户公司命名就坚持全名。

公司现金银行要管理清楚，期初公司的银行账户和老板、法人的私人账户必须分开。否则，老板要用钱直接就从公司账户里面支取，客户什么时候打款过来也不清楚。现金银行肯定很混乱。虽然说公司的钱也是老板的钱，从规范的财务角度讲，就算老板要用公司里面的钱，也得有凭证才从财务处支取，这样，出纳的现金、银行日记账才会清晰明了。

选择好了软件产品和软件服务商，建立好基本信息，接下来，第三步就是录入期初数据。比如期初库存商品、期初应收、期初现金银行等。录入期初是手工帐和电脑账衔接的过程，只有把期初的数据尽可能的盘点清楚，后面公司管理越容易理顺。如果期初不准，后期的数据分析、报表查询就没有多大作用和意义了，因为期初数据不准，过程管理得再好，最后的数据也不准。必须在业务过程中逐步去调整数据，把软件的账面库存和仓库的实物库存盘点核对清楚。通过库存管理的报损、报溢来调整库存。再把往来核对清楚、管理好应收应付、现金银行等。

第三阶段是日常业务的处理

日常业务处理注意几点就可以：

一、管库存的，不管开进、出库单，管理库存的人，只需要管好库存商品数量，不能自己去做单子。仓库只需确保库存商品不被偷、被盗、水淹，确保实物入库数量、型号和入库单数量、型号一致，确保出库数量、型号和出库单一致。发货、配货必须见单照单执行，准确无误的发货、配货。进货和销售必须分开，专人负责。建议一人开采购单，一人审核、一人过账;一人开销售单，一人审核、一人过账;人手不够的情况也可以一人开单，另外一人审核兼顾过账。至少保障进货有人负责、销售有人负责、仓库有人负责。各司其责，在自己岗位权限范围内工作。分工合作。

二、管理往来的，负责把每一笔款项找到对应的出入库单据，及时准确的勾兑，管理好客户的信用额度、信用周期，统计出超期应收，简单的做一些账龄分析，资金周转率等分析。

三、所有采购类、销售类、库存类、费用类、收入支出类单据快速及时准确的录入系统并审核过账，当日事，当日毕。杜绝业务有单不录，有单不审，有审核过的单子不及时过账、录单不准确、录单不及时，只有这些情况杜绝了，才能确保数据准确，报表无误，数据报表分析可以帮助企业制定更细更好的营销政策、销售方法、内控体系等。

四、费用的明细科目尽量建立完善，方便后期的财务费用核算，更好的做财务预算，节省开支，把每一笔费用花在最有价值的地方。一般可以核算到部门、职员、单位。

第四阶段就是报表查询、数据统计以及分析阶段

进销存软件除了录入简单的基础数据以及日常几张常用单据以外，别的什么都不用做，放心等待报表结果，可以确保报表数据及时准确的呈现给需要数据分析的领导。为企业的发展提供数据支持，提供参考建议。这就是进销存软件具有的使用效果，用户无须操心里面复杂的统计公式，无须再拿着计算器或者算盘加加减减，只要通过单据形式把该录入到软件里的数据都正常录入后，软件就会自动进行运算，快速地给用户展现一目了然的多维度、多角度的业务报表和财务报表。

让日常工作的分工更加清晰和科学，采用进销存网版版软件，可以让销售人员，采购人员，财务人员，仓管人员等多种角色都参与到软件的管理中来，销售人员只负责货品销售方面的工作，采购人员只负责货品采购的工作，财务人员专门记录财务收支和进行帐户管理，仓管人员专门进行货品管理，多种的角色和分工让企业日常的工作能够快速地落实到个人上，每人都可以方便地完成自己的工作，减少互相之间的牵连和等待，从而大大提高了企业内部的运作效率

综上，软件运用的好坏。20%取决于软件版本、功能、品牌是否选对，30%取决于软件服务商的服务能力以及提供的服务质量，剩下的50%就取决于客户公司的管理制度、业务流程、岗位是否清晰、权责分工明细、老板的重视程度、员工质量以及员工对软件的配合度和公司是否有一整套的信息化运用标准、方案。软件品牌选好了，软件服务商选择好了，剩下来的就是配合公司管理制度、业务流程、全体员工配合、各自在自己的操作权限范围内做好自己分内的事、持之以恒的做下去。随着公司管理制度、业务流程的变化及时调整、完善信息化的方案。

只有这样，软件才会充分发挥它应有的价值。软件本身就是一个工具，就像一把斧头一样，有人用来砍树，有人用来砍草。一把绝世好剑在普通人手里也没有多少威力。在武林高手手上，花草树叶都是绝好的暗器。武器随手可得，信手拈来都是厉害的武器。所以，软件本身无好坏，关键看是否适合你企业目前发展阶段，是否吻合你的企业发展需求。只有不断在企业信息化这条道路上问道，才会日益精进，找到一条适合自身企业发展的信息化方案。

深圳市凯路网络技术有限公司成立于2006年3月份,一直专注于OA,CRM,ERP,进销存系统;手机APP版OA,CRM;网站建设,2013年开始加入微信平台开发,现已研发出微信平台.

凯路主要研发技术:C#,Java,C,Objective C,Swift,PHP,ASP,JSP,.net等，如果您还想了解更多可以点击我们的官网咨询我们或者拨打我们的热线电话，也可以关注我们的微信与我们互动留言。